Com la majoria de la gent, els meus dies estan plens de tasques urgents, però sovint trivials.Unsplash Quan Bonnie Ware, una infermera de cures pal·liatives que té cura de pacients terminals en les darreres setmanes de la seva vida, va preguntar quins eren els més grans penediments de la gent, van aparèixer cinc respostes una i altra vegada:
- M’agradaria tenir el coratge de viure una vida fidel a mi mateix, no la vida que els altres esperaven de mi
- Tant de bo no hagués treballat tant
- M’agradaria tenir el coratge d’expressar els meus sentiments
- M’agradaria haver estat en contacte amb els meus amics
- M’agradaria haver-me deixat ser més feliç
Penso molt en aquesta llista mentre treballo.
Com la majoria de la gent, els meus dies estan plens de tasques urgents, però sovint trivials. Correu electrònic. Reunions. Catchups. Trucades.
És com pagar una targeta de crèdit amb un gran interès. Estic treballant fins a l’os, però amb prou feines faig un buit en el principi . Quan torno a pensar en el que he aconseguit sobre la importància d’una setmana en concret, de vegades no em ve al cap ni una cosa. Com és que passa això?
En una xerrada a Stanford, Phil Libin, conseller delegat d’Evernote, va assumir aquesta qüestió exacta i va discutir com distingir entre allò que és urgent i allò que és important a la vostra vida:
Tasques urgents són tasques que s'han de tractar immediatament.
Es tracta de trucades telefòniques, tasques amb terminis imminents i situacions en què cal respondre ràpidament. Respondre a un correu electrònic, quan ho heu de fer, sol ser una tasca urgent.
Tasques importants són tasques que contribueixen a missions i objectius a llarg termini.
Són coses com el llibre que voleu escriure, la presentació que voleu fer per a una promoció i l’empresa que teniu previst començar.
El problema és que les tasques importants solen ser superades per tasques urgents. Per tant, si teniu una quantitat limitada de temps al dia, Com podeu assegurar-vos de reservar temps per a tasques importants?
Utilitzar una matriu de decisions per decidir què és important
Una manera d’esbrinar el que és més important és utilitzar el fitxer Matriu de decisió d’Eisenhower : 
Sempre que feu això, feu aquest compromís entre important i urgent.Jamesclear.com/Crew.co
Desenvolupat per Dwight Eisenhower, general de cinc estrelles de l'exèrcit dels Estats Units, comandant suprem de les forces aliades a Europa durant la Segona Guerra Mundial, president de la Universitat de Columbia, oh, i president dels Estats Units de dos mandats, aquesta senzilla caixa divideix les tasques en categories simples:
A l'extrem superior esquerre ( Important i urgent ), podeu posar coses com ara crisis, terminis i problemes.
L'extrem superior dret ( Important i no urgent ) podria consistir en coses com les relacions, la planificació de projectes a llarg termini i la recreació.
La cantonada inferior esquerra ( No important i urgent ) pot consistir en interrupcions, reunions i activitats.
La cantonada inferior dreta ( No és important ni és urgent ) pot consistir en pèrdues de temps, activitats agradables i altres tasques trivials.
És bastant fàcil eliminar allò que no és important ni urgent. Això és una mena d’interessat. Voleu passar-hi el mínim de temps possible.
Les coses importants i urgents també són, òbviament, les primeres coses que hauríeu d’abordar.
Però, què passa amb la priorització entre els altres dos quadrants? Allà és on les coses es posen difícils.
La majoria de les persones fan primer les tasques urgents: el problema és que si sempre feu tasques urgents, no podreu realitzar tasques importants .
Sempre apareixen tasques urgents. I sempre hi haurà tasques més urgents de les que tingueu temps per dur a terme, per molt que ho intenteu.
T'has trobat mai dient: [X] és realment important, però ara mateix no en tinc temps?
Sempre que feu això, feu aquest compromís entre important i urgent. Lao Tzu diu: El temps és una cosa creada. Dir 'no tinc temps' és com dir 'no vull'.
O, com va dir Picasso, només ajusteu fins demà allò que esteu disposat a morir deixant sense fer.
Com fer urgents tasques importants
La manera més senzilla d'assegurar-se que una tasca important sigui urgent és doneu-li un termini .
Els terminis són, en realitat, els que fan urgents les tasques urgents: el fet d’haver d’afrontar-les immediatament. La manca de terminis és sovint el que fa que les tasques importants siguin tan poc importants. Normalment són el tipus de coses a les quals es pot arribar eventualment.
Per exemple, heu de pagar el lloguer a finals de mes. Això és un termini. A mesura que s’acosta aquest termini, la tasca es fa cada vegada més urgent.
D’altra banda, el vostre objectiu de posar-vos en forma és important, però no és urgent. Tu tenir per arribar al gimnàs a finals de mes? Probablement no.
Per tant, el primer que heu de fer si voleu assegurar-vos que es realitzin tasques importants és establir terminis. Una tasca important és gairebé sempre un conjunt enorme de tasques (sovint s’assemblen més a projectes) i, per tal d’establir un termini, primer cal dividir-lo en tasques més petites i establir terminis per a aquestes.
El meu enfocament preferit en aquest sentit ve Fent les coses , en què David Allen pregunta:
Quina és la propera acció física que heu de fer per avançar en aquesta tasca?
Per a això cal establir un termini.
Ara és aquí on entra la part crucial, perquè no n’hi ha prou amb fixar un termini.
Per què necessiteu terminis seriosos?
La segona qualitat de les tasques urgents que les fa urgents és que els seus terminis no són negociables.
Si no compliu el termini hi ha repercussions greus.
És obvi per què passa amb alguna cosa així com no pagar el lloguer. Primer, el propietari us cridarà i us cridarà. Si sou sensible a la pressió social, probablement n’hi haurà prou per pagar el lloguer a temps. En cas contrari, finalment serà portat als tribunals i expulsat, cosa que és prou greu per a la majoria de la gent.
El problema d’establir terminis per a tasques importants és que no es tornen greus automàticament. Si dic que he d’anar al gimnàs abans d’acabar la setmana, bàsicament no hi haurà cap repercussió per no complir aquest termini.
Llavors, com fer que els terminis siguin més significatius? Aquí teniu algunes maneres:
1. Feu-lo públic
Una manera de fer que un termini sigui més greu és fer-ho públicament. Quan es respon públicament fins a un termini, no es pot enganyar només a un mateix. El revers de la moneda és que, si fixeu una data públicament, és millor que us assegureu que la pugueu. No hi ha res com l’estrès d’haver de complir un termini que hàgiu definit massa agressivament.
2. Crear recompenses i càstigs
Una altra manera de fer més greu el termini és establir una recompensa per colpejar-lo o un càstig per falta. Col·loqueu aquest conjunt de recompenses i càstigs amb antelació i assegureu-vos que no sou la persona responsable d’executar-lo realment. Per exemple, escriviu un xec de 2.000 dòlars a alguna organització política que odieu, doneu-lo al vostre amic i digueu-los que l’enviïn si no compliu el termini.
3. Mantingueu comptes als altres
A l’hora de fer que altres persones (com ara membres del vostre equip) responguin els terminis, és important que la gent s’adoni de la importància que tenen els terminis per a vosaltres. No podeu tolerar els terminis perduts. I això vol dir fer check-in i mantenir converses incòmodes quan es falten els terminis. Si no ho feu, és comprensible que la gent assumirà que els terminis no són tan importants per a vosaltres i començaran a retrocedir o a perdre’s cada cop més sovint.
4. Establiu recordatoris constants per vosaltres mateixos
És molt fàcil ignorar una data límit tret que en tingueu un recordatori constant. Les tasques urgents solen tenir recordatoris integrats, com ara el vostre amic o cònjuge que us segueix molestant per fer alguna cosa. Per a tasques importants, heu de configurar aquests recordatoris vosaltres mateixos. Poseu adhesius al voltant del vostre escriptori. Estableix esdeveniments o temporitzadors del calendari. Poseu un registre al mirall del bany. Feu el que hàgiu de fer per fer-ho.
*****
Sembla molta feina? Bé, podria ser al principi. Però amb el pas del temps es fa més fàcil i trobareu que us sentiu molt menys estressat.
Sempre tindreu prou tasques urgents per omplir tot un dia, setmana, any o fins i tot tota la vida. Però en el que realment hauríeu de gastar la major part de la vostra energia en aconseguir coses importants, no fos cas que us trobeu amb una llista de lamentacions de coses que mai no heu trobat temps per fer.
Jory MacKay és editor @CrewLabs , on es troba aquest post va aparèixer originalment . Voleu aprendre a convertir-vos en la millor versió vostra? Clica aquí per unir-vos als milers de creadors i empresaris que reben el nostre correu electrònic setmanal per augmentar la vostra creativitat i productivitat.
